¿Qué hacer cuando un cliente nos pide un presupuesto? ¿Le decimos solo el precio que hemos calculado? ¿Hasta qué punto debemos desglosarlo?
Expondré un ejemplo de cómo se debe realizar, según mi punto de vista, un presupuesto para un cliente.
El contexto condiciona la presentación de un presupuesto. En muchas ocasiones la urgencia es más importante que la presentación. Si nos dicen expresamente que es muy urgente, lo más apropiado sería llamar (si son horas razonables) o responder lo antes posible con un mail breve indicando la tarifa que se ajusta al trabajo. Si no se ha especificado bien en qué consiste el trabajo, el material a utilizar o las horas requeridas, recomiendo preguntarlo previamente para poder ajustar al máximo el presupuesto. Un precio que no ajustado puede ser, más adelante, perjudicial para nosotros o puede hacer que el cliente se decante por el presupuesto de otro profesional. En cualquier caso, a falta de detalles, preguntaremos sobre los detalles que necesitemos saber para poder ajustarnos, pero ya le daremos una idea de cuál es el precio por media jornada y por jornada completa con una cámara y un trípode. En caso de utilizar más material, el precio será más elevado, lógicamente. Cuanto más claro y cerrado lo podamos dejar todo, mejor.
En caso de solicitar un presupuesto para un proyecto que se realizará al cabo de un mes, por ejemplo, podemos dedicarle más tiempo, desglosarlo y dar a entender el cliente el por qué del importe.
Yo lo distribuyo de la siguiente manera, con buen diseño:
1- Datos del cliente:
En la parte superior derecha pongo el nombre de la empresa, el nombre del contacto, la calle de la empresa, el teléfono y el e-mail del contacto.
Resulta útil al revisar el presupuesto y poder contactar de nuevo con el cliente. A su vez, el cliente se da cuenta de que nos hemos preocupado por buscar un mínimo de información sobre su empresa. Siempre lo hago. Me gusta saber para quién trabajo y a qué se dedican.
2- Lugar y fecha:
A continuación, un poco más abajo a la derecha, pongo el nombre de mi localidad y la fecha de la creación del presupuesto.
3- Función:
Operador de cámara, edición, post-producción,… La función requerida.
4- Proyecto:
Es el único apartado, juntamente con “Precio:” donde sí que escribo el título (“Proyecto:”). A continuación, escribiremos en qué consiste. Por ejemplo: media jornada de grabación con material propio para realización de video corporativo de X empresa, captura de material, edición, compresión y subida a servidor. Debe ser breve, pero a la vez es el resumen de toda nuestra tarea en el proyecto. Podemos alargarnos para concretar más funciones, o para concretar las horas dedicadas en cada apartado, pero tampoco debe suponer una lectura pesada. Vendría a ser como la sinopsis de una película, no el guión entero.
5- Precio:
En este apartado desglosaremos el trabajo a realizar. Cuando más separemos los conceptos, mejor se entenderá el precio, aunque podemos hacer un conjunto de varias tareas. En la parte izquierda pongo “Precio” y un poco más abajo, alineado a la izquierda, voy añadiendo los conceptos oportunos.
Donde mejor se entiende la parte que vamos a desglosar es en la primera, en la parte del equipo técnico. Podría poner “1 operador de cámara con material audiovisual (4h)”, por ejemplo, con su precio correspondiente. A continuación, en cuanto a material técnico, desglosaremos todo aquello que vayamos a utilizar. Por ejemplo, “1 cámara Canon EOS 5D Mark IV”, “1 Objetivo Canon EF 50mm f/1.2L USM”, “1 trípode Manfrotto”, “1 grabadora de audio Tascam DR-60D MKII”, “1 antorcha SWIT S-2010”, “2 micrófonos lavalier”, “1 reflector”, “2 tarjetas SD de 32gb”, “Cableado, auriculares, pilas”,… A la derecha de cada material, pondremos su precio de amortización. El material que presupuestaremos será el que se nos haya pedido o el que nosotros consideremos que se adapta mejor al proyecto encomendado. Este desglose nos servirá, también, para recordarnos a nosotros mismos qué material vamos a utilizar en este proyecto en concreto, en caso de que nos lo aprueben. En cuanto al material, siempre vinculo los nombres de los productos a webs donde el mismo material se está alquilando, para que puedan ver cuánto costaría alquilar el mismo material por el tiempo de duración del proyecto. Nuestro precio, con la amortización aplicada, es inferior y les sale rentable. De esta manera, les recordamos que el material tiene un precio, que nosotros hemos invertido en él y debemos amortizarlo. Hasta que no lo amortizamos, algo que tarda en ocurrir, esta parte que cobramos no son ganancias.
A continuación, pondremos la edición. Yo suelo juntarlo con la captura del material, la compresión y subida al servidor, si requiere. Al fin y al cabo, son horas dedicadas a estar operativo en el ordenador. Son conceptos que pueden separarse para que las horas dedicadas a cada parte queden más claras.
Puede que no debamos hacer la edición o pueden aparecer otros conceptos, como post-producción u otros. Modificaremos estos puntos según el proyecto.
Por último, haremos la suma, en este caso tanto de la parte de operador, como la del material y la edición, y pondremos el “TOTAL:” destacado. Un detalle: después del € del importe total pongo un asterisco.
6- Consideraciones:
Debajo del total, añado unos breves apuntes, en cursiva y con letra menos destacable después de un asterisco.
El primero es “IVA del 21% no incluido”. Es importante tenerlo en cuenta, pues en caso contrario podríamos acabar cobrando menos de lo presupuestado.
“Envío por mensajería no incluído, si requiere”. Algunas empresas tienen contratadas empresas de mensajería por su gran volumen de envíos. No es mi caso, porque suele tratarse de solicitudes puntuales. Es mejor aclarar de antemano que es el propio cliente debe asumir estos costes.
“X€/Km de desplazamientos fuera de Barcelona ciudad con vehículo propio, si requiere, no incluídos”. Hay muchas grabaciones en el centro de Barcelona, pero a menudo nos envían a grabar bastante lejos. Para calcular el coste aproximado suelo utilizar la web de
ViaMichelin. El precio de desplazamiento por kilometraje para autónomos cambia cada año y es algo que se recoje en el
Boletín Oficial del Estado, página 100, punto 25.3: el importe del kilometraje es de 0,19 euros por kilómetro y será actualizado de forma automática en función del importe mínimo exento fijado en cada período por el Ministerio de Economía y Hacienda. También debemos tener en cuenta los peajes y los tickets de parking, zona azul,… Siempre y cuando sea necesario, por supuesto. Si podemos evitar un peaje carísimo desviándonos un poco, al cliente le saldrá más a cuenta. Si podemos llegar unos minutos antes para ahorrarnos un parking o utilizar transporte público, como suelo hacer siempre, también es mejor. Recordad, guardad todos los tickets y pedid factura de todo, siempre que sea posible.
“Dietas no incluídas, si requiere”. Imaginad que debemos grabar de 10h a 14h y de 15h a 19h. Es lógico que en una hora no nos da tiempo de recoger, ir a casa, preparar la comida, comer, volver y preparar de nuevo el material. Los clientes suelen ofrecerse a llevarnos a algún sitio a comer un menú, aunque también es muy habitual comer bocadillos. De todas formas, la cultura de las dietas parece que no está muy arraigada y algunos no tienen en cuenta este punto. Recordemos que lo legal, según recoge el
BOE, sería lo siguiente: “Dietas: En este supuesto, las dietas a aplicar durante el año 2017 y, con efectos desde el día uno de enero serán de 16 € para la media dieta y 32 euros para la dieta completa.” Sería muy grato que esto se cumpliera. Con un menú muy básico soy el autónomo más feliz del mundo. En demasiadas ocasiones me habría contentado muchísimo incluso con un simple bocadillo.
7- Nuestros datos:
Por último, a pie de página, agregamos nuestro nombre, dirección, teléfono y e-mail.
Este presupuesto lo guardaremos en .doc, por si queremos realizar modificaciones en caso de pedirnos cambios en algunos conceptos (otro operador de cámara, distinto material, más horas de grabación…). También lo guardaremos como .pdf, que es el archivo que le enviaremos al cliente.
Por último, redactaremos un mail, con el .pdf adjunto, deseando que el presupuesto que hemos realizado se ajuste a las necesidades del cliente.
Esta es mi manera de hacer presupuestos. He aprendido por mi cuenta, con el tiempo, y soy consciente de que tengo mucho margen para optimizarlo. Quedo abierto a vuestros comentarios, críticas constructivas y propuestas de mejora. Espero que os sea de utilidad.
